Idéias
de Novos Negócios - Administração de
Condomínios
Apresentação do Negócio
Administração de condomínios
é um negócio que está relacionado à
conveniência e comodidade.
Com a crescente urbanização do Brasil, viver em condomínios
horizontais e verticais passou a ser uma tendência natural
para otimizar os espaços da malha urbana. Tornou-se complexo
administrar esses condomínios e a amplitude de problemas
que fazem parte da sua rotina diária. A terceirização
desses serviços passou a ser uma realidade para minimizar
a quantidade de problemas de ordem legal, contábil e fiscal,
o que exige maior profissionalização e melhoria na
qualidade dos serviços prestados à comunidade.
Uma empresa de administração de condomínios
pode se dedicar à administração de condomínios
residenciais, comerciais ou industriais.
Serviços envolvidos:
- Constituição de Condomínio;
- Administração de Condomínio;
- Contabilidade de Condomínio;
- Assessoria Jurídica Condominial;
- Auditoria de Condomínio;
- Assessoria no Gerenciamento Condominial;
- Consultoria Administrativa e Financeira;
- Consultoria Tributária, Fiscal, Trabalhista e Contábil.
Serviços específicos:
- Constituição do condomínio – assembléia,
atas, registros, etc;
- Elaboração de previsão orçamentária;
- Cobrança de valores mensais dos condôminos –
fixos e extras;
- Emissão de boletos de cobrança para quitação
em bancos;
- Manutenção de cadastros dos condôminos;
- Demonstrativo de receitas e despesas para cada unidade do condomínio;
- Administração de pessoal - funcionários ou
prestadores de serviços;
- Assessoria para manutenção, reformas e serviços
em geral;
- Controle de vencimento de seguros e renovações de
apólices;
- Elaboração de relatórios de inadimplentes;
- Representação do Condomínio perante órgãos
da administração pública e outras instituições;
- Elaboração da contabilidade do condomínio;
- Pagamentos e recebimentos diversos;
- Organização de assembléias – editais
e assessoria geral;
- Emissão de relatórios fiscais, contábeis
e de Departamento pessoal;
- Assessoria legal para a manutenção da ordem;
- Outros serviços, de acordo com a necessidade dos clientes.
A Administradora deve contar com parcerias nas áreas contábil,
financeira e jurídica, pois necessitará de serviços
de profissionais competentes nessas áreas, para agregar em
suas atividades.
Mercado
Em janeiro de 2002, a cidade de São Paulo possuía
40.000 condomínios, segundo dados do Sindicato da Habitação
- SECOVI/SP.
Só no Rio de Janeiro, a estimativa é de que existam,
pelo menos 12 mil condomínios, o que significa 480 mil unidades
comerciais e residenciais. Estes números representam um universo
de 2 milhões de pessoas, de acordo com George Eduardo Masset,
presidente da Associação Brasileira das Administradoras
de Imóveis (ABADI). Os gastos dos condomínios fluminenses
chegam a R$ 96 milhões mensais, sendo 7% gastos com manutenção
de elevadores, 10% com contas de luz, 15% com água e 40%
com pessoal. Os 28% restantes, ou seja, R$ 35 milhões, são
destinados a produtos e serviços.
A inadimplência dos condomínios é pequena,
logo o empreendedor poderá contar com uma boa perspectiva
de receber em dia pelos serviços prestados.
Outros segmentos que podem ser atendidos são os hotéis,
hospitais, escritórios, clubes, pontos comerciais e indústrias.
Localização
A localização de uma administradora de condomínios
deve favorecer o acesso das pessoas que se relacionam com a empresa.
Deve possuir estacionamento ou estar próxima de áreas
públicas ou de outros estabelecimentos que possuam vagas
disponíveis.
É importante estar próxima de centros bem servidos
por transportes públicos. Deve ser levada em conta a facilidade
de deslocamento para as diversas regiões urbanas ou industriais.
Exigências legais específicas
É necessário contratar um contador profissional
para legalizar a empresa nos seguintes órgãos:
- Junta Comercial;
- Secretaria da Receita Federal (CNPJ);
- Secretaria Estadual de Fazenda;
- Prefeitura do Município para obter o alvará de funcionamento;
- Enquadramento na Entidade Sindical Patronal (empresa ficará
obrigada a recolher por ocasião da Constituição
e até o dia 31 de janeiro de cada ano a Contribuição
Sindical Patronal);
- Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no
sistema “Conectividade Social – INSS/FGTS”.
- Corpo de Bombeiros Militar.
Além do cumprimento das exigências acima, é
necessário pesquisar na Prefeitura Municipal se a Lei de
Zoneamento permite a instalação de administradora
de condomínios com estacionamento no local.
O Sebrae local poderá ser consultado para orientação.
Estrutura
A estrutura de uma administradora de condomínios é
simples, sendo importante também considerar o perfil do cliente
e o mix de serviços que será disponibilizado para
contratação.
Basta uma área destinada à recepção
e atendimento da clientela, apoio administrativo e um espaço
para depósito de materiais e arquivo de documentos. É
importante ter estacionamento.
Recepção e Atendimento – Na recepção
e atendimento são atendidos os síndicos, profissionais
contratados, e os condôminos. É onde se dá o
contato pessoal com a clientela, portanto a ambientação
deve ser leve, bem iluminada, e agradável. Se for de interesse
do empresário, poderá haver salas de reuniões,
balcão, ou box de atendimento individualizado.
Apoio Administrativo – Nessa área ficam as atividades
administrativas direcionadas à operacionalização
do negócio, como: realização de contratos,
produção de regulamentos, convenções
de condomínios, produção de relatórios,
documentos de cobranças, controles diversos e demais atividades
necessárias ao bom andamento do empreendimento. A gerência
da administradora ficará a cargo do proprietário ou
pessoa por ele designada.
Depósito de materiais e arquivo – Destinado à
estocagem de materiais de uso interno e à guarda de documentos
relativos a cada condomínio administrado.
Estacionamento – Se não houver disponibilidade permanente
de vagas nas proximidades será necessário realizar
convênio com estacionamento próximo.
Pessoal
A quantidade de profissionais está relacionada ao porte
do empreendimento. Para uma administradora de condomínio
de pequeno porte pode-se começar com cinco empregados, sendo:
- três auxiliares de escritório;
- dois atendentes – atendimento interno e visita aos condomínios
atendidos;
- office-boy para os serviços bancários e entrega
de documentos – pode ser terceirizado.
As atividades de assessoria jurídica, contabilidade e administração
de pessoal podem ser terceirizadas através da contratação
de profissionais liberais e empresas especializadas.
A atividade de administração pode ser executada pelo
empresário ou por um empregado contratado. È importante
que o administrador possua formação em administração
ou direito.
O empresário deve contratar pessoas com experiência
comprovada e com boas referências de empregos anteriores.
Caso prefira capacitar novos colaboradores, deverá procurar
cursos específicos existentes no mercado, que preparem as
pessoas para as atividades administrativas.
A qualidade do atendimento é fator fundamental para o sucesso
do negócio.
O treinamento dos funcionários que vão prestar serviços
no condomínio deve ter como objetivo o desenvolvimento das
seguintes competências:
- Cortesia e atenção para tratar bem todos os moradores
do condomínio.
- Habilidade de relacionamento;
- Bom conhecimento da sua atividade.
O empreendedor deverá participar de seminários, congressos
e cursos direcionados ao seu ramo de negócio, para manter-se
atualizado e sintonizado com as tendências do setor.
Deve-se estar atento para a Convenção Coletiva do
Sindicato dos Trabalhadores nessa área, utilizando-a como
balizadora dos salários e orientadora das relações
trabalhistas, evitando, assim, conseqüências desagradáveis.
O Sebrae da localidade poderá ser consultado para aprofundar
as orientações sobre o perfil do pessoal e treinamentos
adequados.
Equipamentos
São necessários os seguintes móveis e equipamentos:
- três microcomputadores completos;
- uma impressora, com fax e scanner;
- um cofre de aço – porte médio;
- duas linhas telefônicas – uma com canal ADSL;
- móveis de escritório (mesas, cadeiras, armários
e estantes)
- calculadora de mesa.
Matéria Prima / Mercadoria
Trata-se de empresa prestadora de serviços e não
requer matéria prima ou insumos.
Organização do processo produtivo
Os processos de uma administradora de condomínios são
divididos em:
1. Serviço de atendimento ao cliente – é o
processo responsável pelo contato com os síndicos,
podendo haver atendimento a condôminos, em certos casos. Esse
serviço poderá ocorrer nas dependências do escritório
ou no próprio condomínio. Recebe as demandas e devolve
soluções.
2. Produção dos serviços – responsável
pela atividade terceirizada pelo cliente. Corresponde à produção
de todos os serviços de cobranças, pagamentos, contratações
de pessoal, controles diversos, elaboração de relatórios,
assessoria contábil, financeira, jurídica, representação
do condomínio perante instituições externas
e outros. É realizado pelo apoio administrativo, pelo gerente
do empreendimento e pelos prestadores de serviços terceirizados.
Automação
Há no mercado uma boa oferta de sistemas para gerenciamento
de administradoras de condomínios. Os softwares possibilitam
o controle de contas a pagar e a receber, emissão de boletos
de cobrança, cadastro de clientes, serviço de mala
direta para clientes e potenciais clientes, cadastro de móveis
e equipamentos, fornecedores, folha de pagamento, fluxo de caixa,
fechamento de caixa etc.
Canais de distribuição
Os serviços são prestados de forma direcionada aos
usuários.
Investimentos
Investimento compreende todo o capital empregado para iniciar
e viabilizar o negócio até o momento de sua auto-sustentação.
Pode ser caracterizado como:
- investimento fixo – compreende o capital empregado na compra
de imóveis, máquinas, equipamentos, móveis,
utensílios, instalações, reformas, veículos
(se for o caso) etc;
- investimentos pré-operacionais – são todos
os gastos ou despesas realizadas com projetos, pesquisas de mercado,
registro da empresa, projeto de decoração, honorários
profissionais e outros;
- capital de giro – é o capital necessário para
suportar todos os gastos e despesas iniciais, geradas pela atividade
produtiva da empresa. Destina-se a viabilizar as compras iniciais,
pagamento de salários nos primeiros meses de funcionamento,
impostos, taxas, honorários de contador, despesas com vendas,
financiamento de vendas a prazo, giro de estoques e outros.
Para uma pequena administradora de condomínios, o empreendedor
terá que dispor de capital suficiente para fazer frente aos
seguintes itens de investimento:
- reforma e adaptação da sala - inclui placa de identificação
e mecanismos de segurança;
- três microcomputadores completos, software de gestão,
impressora;
- infra-estrutura de comunicação – telefone,
internet, site;
- móveis e equipamentos para o escritório;
- despesas de registro da empresa, honorários profissionais,
taxas etc;
- compra de veículo, se for o caso;
- capital de giro para suportar o negócio nos primeiros meses
de atividade.
Capital de giro
Capital de giro é um montante de recursos financeiros que
a empresa precisa manter para garantir a dinâmica do seu processo
de negócio.
O capital de giro precisa de controle permanente, pois tem a função
de minimizar o impacto das mudanças no ambiente de negócios
no qual a empresa atua.
O desafio da gestão do capital de giro deve-se, principalmente,
à ocorrência dos fatores a seguir:
- variação dos diversos custos absorvidos pela empresa;
- aumento de despesas financeiras, em decorrência das instabilidades
desse mercado;
- aumento dos índices de inadimplência.
O empreendedor deverá ter um controle orçamentário
rígido de forma a não consumir recursos sem previsão.
O empresário deve evitar a retirada de valores além
do pró-labore estipulado, pois no início todo o recurso
que entrar na empresa nela deverá permanecer, possibilitando
o crescimento e a expansão do negócio. Dessa forma
a empresa poderá alcançar mais rapidamente sua auto-sustentação,
reduzindo as necessidades de capital de giro e agregando maior valor
ao novo negócio.
No caso de uma administradora de condomínios, o empresário
deve reservar em torno de 20% do total do investimento inicial para
o capital de giro. Este ramo de negócio trabalha com recebimentos
à vista, podendo contar com retorno rápido de capital.
Custos
São todos os gastos realizados na produção
de um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente
ao preço dos produtos ou serviços prestados, como:
aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais,
despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no
processo de produção.
O cuidado na administração e redução
de todos os custos envolvidos na compra, produção
e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio,
indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso,
na medida em que encarar como ponto fundamental, a redução
de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle
de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a
chance de ganhar no resultado final do negócio.
Os custos para abrir uma administradora de condomínios devem
ser estimados considerando-se os itens abaixo:
1. salários, comissões e encargos;
2. tributos, impostos, contribuições e taxas;
3. aluguel, taxa de condomínio, segurança;
4. água, luz, telefone e acesso a internet;
5. serviços de limpeza, higiene, manutenção
e segurança;
6. assessoria contábil;
7. propaganda e publicidade da empresa;
8. aquisição de material de escritório e limpeza.
Diversificação / Agregação de valor
Além dos serviços tradicionais (contabilidade, finanças,
assessoria jurídica e gestão de recursos humanos),
as empresas estão agregando valor através de novas
atividades oferecidas, como:
- serviços de massagistas e professores de educação
física, para fitness;
- serviço de som ambiente;
- programa de educação ambiental;
- plano de redução de despesas do condomínio;
- Serviços especiais de acordo com a necessidade do condomínio.
A construção de um portal na internet também
é um instrumento de grande agregação de valor.
Através do portal o síndico pode se comunicar rapidamente
com a administradora, ter acesso à posição
financeira do condomínio em tempo real, ao andamento de cobranças
judiciais, às unidades em atraso, ao resumo da inadimplência
nos últimos meses, a acordos com devedores e a todas as contas
do condomínio, pagas e a vencer. Também é possível
checar os parâmetros de cobrança amigável, o
número de parcelas possíveis num acordo e o eventual
ajuizamento de ações na Justiça.
Os demais condôminos, assim como o síndico, podem
acessar o resumo anual de despesas, balancetes, folha de pagamento,
atas de assembléias, circulares, regimento interno, manuais
de síndico e zelador, tabela de temporalidade de documentos,
notícias, calendário de cursos e respostas às
dúvidas mais freqüentes sobre o dia-a-dia de um condomínio.
É importante pesquisar junto aos concorrentes para conhecer
os serviços que estão sendo adicionados e desenvolver
opções específicas com o objetivo de proporcionar
ao cliente um produto diferenciado. Além disso, conversar
com os clientes atuais para identificar suas expectativas é
muito importante para o desenvolvimento de novos serviços
ou produtos personalizados, o que amplia as possibilidades de fidelizar
os atuais clientes, além de cativar novos.
Divulgação
Os meios para divulgação de uma administradora de
condomínios variam de acordo com o porte e o público-alvo
escolhido. Para um empreendimento de pequeno porte, a mala direta
é um sistema barato e simples, no qual pode ser utilizado
o cadastro de clientes, obtido através de lista telefônica.
Recomenda-se, também, o uso de um folder bem estruturado
com informações sobre os serviços prestados
e a experiência da empresa no ramo do negócio.
A visita agendada ao condomínio, para apresentação
da proposta da empresa pode dar bons resultados, uma vez que permite
contato direto e oferece a possibilidade de iniciar negociações
imediatas ou agendar novo encontro em período próximo
ao vencimento do contrato atual.
Na medida do interesse e das possibilidades, poderão ser
utilizados anúncios em jornais de bairro, jornais de grande
circulação, rádio, revistas, outdoor e internet.
A divulgação através de site na internet representa
uma possibilidade de comunicação muito interessante,
onde se coloca a relação dos clientes e depoimento
dos síndicos sobre a qualificação da empresa.
Outros recursos poderão ser utilizados e, se for de interesse
do empreendedor, um profissional de marketing e comunicação
poderá ser contratado para desenvolver campanha específica.
Informações Fiscais e Tributárias
O segmento de administração de condomínios,
assim entendidas as atividades das administradoras de imóveis
que combinam os serviços de natureza imobiliária com
serviços de gerência operacional e administrativa,
não poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial
Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições
devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, instituído
pela Lei Complementar nº 123/2006, por expressa vedação
legal emitida pela Secretaria da Receita Federal do Brasil, através
do artigo 17, incisos XI e XIII, uma vez que configuram a prestação
de serviços decorrentes do exercício de atividade
intelectual, de natureza técnica, científica, desportiva,
artística ou cultural, que constitua profissão regulamentada
ou não, bem como a que preste serviços de instrutor,
de corretor, de despachante ou de qualquer tipo de intermediação
de negócios.
Ademais, por meio do Anexo II da Resolução CGSN nº
6/2007 foram relacionados os códigos de atividades econômicas
previstos na CNAE que abrangem concomitantemente atividade impeditiva
e permitida ao Simples Nacional (aí incluem-se as atividades
de ‘”Gestão e Administração da
Propriedade Imobiliária”. Ou seja, são códigos
que comportam mais de uma atividade, dentre as quais encontram-se
tanto impedidas como permitidas. É a chamada relação
"ambígua".
No caso das CNAE ambíguas, por ocasião da opção,
a microempresa ou empresa de pequeno porte deverá prestar
declaração de que exerce tão somente atividades
permitidas no Simples Nacional. Assim, não poderá
optar pelo SIMPLES Nacional as empresas com a atividade de administração
de condomínio, podendo optar somente a atividade, cobrança
de condomínio, desde que as cobranças sejam extrajudiciais.
Dessa forma, o segmento de negócio de administração
de condomínio deverá optar por um dos regimes de tributação
abaixo:
Lucro Real: É o lucro líquido do período de
apuração ajustado pelas adições, exclusões
ou compensações estabelecidas em nossa legislação.
Este sistema é o mais complexo de todos; entretanto, dependendo
de uma série de fatores a serem avaliados, o lucro real pode
ser opção vantajosa para o segmento.
Alíquotas:
- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (lucro líquido).
Haverá um adicional de 10% para a parcela do lucro que exceder
o valor de R$ 20.000,00, multiplicado pelo número de meses
do período. O imposto poderá ser determinado trimestralmente
ou anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 1,65% - sobre a receita bruta total, compensável;
- COFINS – 7,6% - sobre a receita bruta total, compensável.
Lucro Presumido: É o lucro que se presume através
da receita bruta de vendas de mercadorias e/ou prestação
de serviços. Trata-se de uma forma de tributação
simplificada utilizada para determinar a base de cálculo
do Imposto de Renda (IRPJ) e da Contribuição Social
sobre o Lucro (CSLL) das pessoas jurídicas que não
estiverem obrigadas à apuração do lucro real.
Nesse regime a apuração do imposto será feita
trimestralmente.
A base de cálculo corresponde a 32% da receita bruta para
a atividade de centro de estética. A alíquota é
mesma determinada para o Lucro Real.
Alíquotas:
- IRPJ - 15% sobre a base de cálculo (após a aplicação
do percentual sobre a receita bruta). Haverá um adicional
de 10% para a parcela do lucro que exceder o valor de R$ 20.000,00,
multiplicado pelo número de meses do período. O imposto
poderá ser determinado trimestralmente ou anualmente;
- CSLL - 9%, determinada nas mesmas condições do IRPJ;
- PIS - 0,65% - sobre a receita bruta total;
- COFINS – 3% - sobre a receita bruta total.
Já no caso das contribuições previdenciárias
(tanto para o lucro real quanto para o lucro presumido):
- INSS - Valor devido pela Empresa - 20% sobre a folha de pagamento
de salários, pró-labore e autônomos;
- Valor devido pelo Empresário e Autônomo - A empresa
também deverá descontar e reter na fonte, 11% da remuneração
paga devida ou creditada a qualquer título no decorrer do
mês, ao autônomo e empresário (sócio ou
titular), observado o limite máximo do salário de
contribuição (o recolhimento do INSS será feito
através da Guia de Previdência Social - GPS).
ISS – Calculado sobre a receita de prestação
de serviços, varia conforme o município onde o segmento
estiver sediado.
Orienta-se ao empreendedor que atente ao tópico Exigências
legais especificas, que inclui as normas e regulamentos que devem
ser atendidos para operacionalização dessa atividade.
Glossário
Condomínio: a palavra condomínio significa propriedade
comum.
Síndico: é o representante legal do condomínio
em qualquer circunstância e será escolhido em assembléia,
podendo ser pessoa física ou jurídica morador ou não
do condomínio.
Dicas do Negócio
- É importante, para se tornar mais competitivo, dimensionar
o conjunto de serviços que serão agregados, avaliar
o custo–benefício desses serviços é vital
para a sobrevivência do negócio, porque pode representar
um elevado custo sem geração do mesmo volume de receitas.
- Investir na qualidade global de atendimento ao cliente, ou seja:
qualidade do serviço, ambiente agradável, profissionais
atenciosos, respeitosos e interessados pelo cliente;
- Procurar fidelizar a clientela com ações de pós-venda,
como: remessa de cartões de aniversário, comunicação
de novos serviços e novos produtos ofertados, contato telefônico
lembrando de eventos e promoções.
- A presença do proprietário em tempo integral é
fundamental para o sucesso do empreendimento.
- A empresa deve atuar voltada para o atendimento das necessidades
do condomínio e deve estar presente em todos os momentos
importantes, reforçando sua imagem e consolidando seu papel
de apoio, assessoria e suporte aos síndicos e condôminos.
- O empreendedor deve estar sintonizado com a evolução
do setor, pois esse é um negócio que requer inovação
e adaptação constantes, em face das novas tendências
que surgem dia-a-dia.
- Os empregados devem participar de cursos de aperfeiçoamento,
congressos e seminários, para garantir a atualização
da administradora de condomínios.
Características específicas do empreendedor
O empreendedor envolvido com atividades relacionadas à
administração de condomínios precisa adequar-se
a um perfil arrojado e comprometido com a evolução
acelerada de um setor altamente disputado por concorrentes. É
aconselhável uma auto-análise para verificar qual
a situação do futuro empreendedor frente a esse conjunto
de características e identificar oportunidades de desenvolvimento.
A seguir, algumas características desejáveis ao empresário
desse ramo.
- Ter paixão pela atividade e conhecer bem o ramo de negócio.
- Pesquisar e observar permanentemente o mercado em que está
instalado, promovendo ajustes e adaptações no negócio.
- Ter atitude e iniciativa para promover as mudanças necessárias.
- Acompanhar o desempenho dos concorrentes.
- Saber administrar todas as áreas internas da empresa.
- Saber negociar, vender benefícios e manter clientes satisfeitos.
- Ter visão clara de onde quer chegar.
- Planejar e acompanhar o desempenho da empresa.
- Ter habilidade para estabelecer acordos e parcerias.
- Ser persistente e não desistir dos seus objetivos.
- Manter o foco definido para a atividade empresarial.
- Ter coragem para assumir riscos calculados.
- Estar sempre disposto a inovar e promover mudanças.
- Ter grande capacidade para perceber novas oportunidades e agir
rapidamente para aproveitá-las.
- Ter habilidade para liderar a equipe de profissionais da administradora
de condomínios.
Bibliografia Complementar
AIUB, George Wilson et al. Plano de Negócios: Serviços.
2. ed. Porto Alegre: Sebrae, 2000.
BARBOSA, Mônica de Barros; LIMA, Carlos Eduardo de. A Cartilha
do Ponto Comercial: Como escolher o lugar certo para o sucesso do
seu negócio. São Paulo: Clio Editora, 2004.
BIRLEY, Sue; MUZYKA, Daniel F. Dominando os Desafios do Empreendedor.
São Paulo: Pearson/Prentice Hall, 2004.
COSTA, Nelson Pereira. Marketing para Empreendedores: um guia para
montar e manter um negócio. Rio de Janeiro: Qualitymark,
2003.
DAUD, Miguel; RABELLO, Walter. Marketing de Varejo: Como incrementar
resultados com a prestação de Serviços. São
Paulo: Artmed Editora, 2006.
DOLABELA, Fernando. O Segredo de Luisa. 14. ed. São Paulo:
Cultura Editores Associados, 1999.
KOTLER, Philip. Administração de Marketing: a edição
do novo milênio. 10. ed. São Paulo: Prentice Hall,
2000.
SILVA, José Pereira. Análise Financeira das Empresas.
4. ed. São Paulo: Atlas, 2006.
